راهنمای استفاده از Endnote با تاکید ویژه بر پایگاه اطلاعاتی پاپ مد[1]

تهیه و تنظیم: عثمان (آکام) امینی

تابستان 1396

مقدمه

پژوهش­گران، دانشجویان و سایر افرادی که درحال نوشتن مقالات علمی، کتاب یا پایان­نامه می­باشند، ناچارند که از پژوهش­های دیگران استفاده و به آن استناد کنند. زیرا این کار نه تنها اعتبار بخشی به آثار خود و دیگران است و نوعی ادای دین به پیشکسوتان در حوزه­ی موضوعی خاص، بلکه به تهیه پیشینه مطالعه، شناسایی آثار اصیل و در نهایت به نقد و تحلیل آثار دیگران کمک می­کند. برای این کار ناگزیرند که روش مرجع نگاری سفت و سختی را درپیش بگیرند، زیرا مرجع نگاری کاری پر زحمت و وقت گیر است و در روند تهیه یک کتاب و یا یک مقاله، عمده وقت نویسنده صرف نگاشتن استنادات و منابع مورد استناد می­شود. از طرف دیگر، بخش عظیمی از نیروی فکری نویسنده صرف همین موضوع می­گردد .

نرم افزارهای مختلفی برای این منظور ساخته شده­اند، از جمله:Endnote ،Citing Manager ، Reference Manager که در این میان Endnote شهرت بیشتری کسب کرده است. این نرم افزار که یکی از بهترین و کامل­ترین نرم افزارهای مدیریت اطلاعات و استنادات است، این امکانات را در اختیار نویسنده و پژوهشگر قرار میدهد. نرم افزار Endnote که توسط شرکت Thomson Reuters عرضه شده است، تاکنون مشکل­گشای نویسندگان و پژوهشگران در مدیریت استنادها بوده است .

توانایی این نرم افزار خارق­العاده است که در زیر به برخی از مهمترین قابلیت­های این نرم­افزار اشاره می­شود.

· امکان انتقال اطلاعات کتابشناختی مدارک و منابع مورد استناد به طریق دستی

· امکان اطلاعات کتابشناختی مدارک و منابع مورد استناد از طریق وب

· فراهم ساختن امکان مرجع نگاری خودکار هم در متن و هم در فهرست منابع، هنگام تایپ در محیطWord

· دارا بودن مشخصات تعداد زیادی از مجلات معتبر علمی و روش استناد دهی به آنها

· امکان تغییر شیوه­های مرجع نگاری از یک سبک به سبک دیگر با یک کلیک

· تهیه بانک­های اطلاعاتی از مدارک و منابع مورد استناد

نسخه­ای از Endnote که در این راهنما مورد استفاده قرار گرفته است استEndnote X5 است که شکل و محیط آن درزیر نشان داده شده است.

این نرم­افزار بر روی ویندوزهایی با امکانات و شرایط زیر قابل نصب می­باشد:

سیستم­های مورد نیاز:

· ویندوز 7 (نسخه 32 یا 64 بیتی )

· ویندوز ویستا (نسخه 32 یا 64 بیتی )

· ویندوز XP (سرویس پک 3 )

سخت­افزارهای مورد نیاز:

· رم با ظرفیت 256 مگابایت

· هارد با ظرفیت 400 مگابایت فضای خالی

· امکان اتصال به اینترنت، جهت سرچ مقالات از پایگاههای اطلاعاتی و انتقال آن به Endnote تحت وب.

روش انتقال منابع و اطلاعات کتاب­شناختی آن بهEndnote

سه روش برای انتقال اطلاعات بهEndnote وجود دارد. روش دستی (تایپ کردن اطلاعات رفرنس)، انتقال فایل­های متنی ذخیره شده به برنامه و روش تحت وب (انتقالOnline ).

در روش دستی، ما مجبوریم که برنامهEndnote را بر روی سیستم خود نصب کنیم. نصب برنامه ساده است. آخرین نسخه این برنامه برروی سایت www.endnote .com قابل دانلود است. کاربر میتواند با مراجعه به سایت آن را دانلود و برروی فایل اجرایی آن کلیک و فرایند نصب برنامه را تا انتها ادامه دهد. اگر بر روی سیستم ما نسخه­های قبلی این برنامه نصب است، با آپ­گریدکردن می­توان بقیه فرایند نصب را ادامه نداد.

نصب برنامه:

هنگامی که ما برنامه را روی CD داریم، باز می­توانیم عمل نصب را انجام دهیم. اگر برنامهAuto play نباشد، ما بایدCD را باز کرده و بررویSet up آن کلیک کنیم. پنجره با این عنوان(Thank you for selection Endnote ) باز می­شود که ااز ما برای انتخاب برنامه تشکر می­کند.

مرحله بعدی، اطلاعات ثبت نام(Registration Information ) را نشان می­دهد، اگر شما مایل باشید که نسخه کامل Endnote را نصب کنید، بایدProduct Key یا شماره سریال معتبر برنامه را وارد کنید که درداخل CD موجود است و به شکل عدد می­باشد. اما اگر بخواهید نسخه دموی(Demo Version ) آن را نصب کنید، نیازی به شماره سریال و...ندارید.

اطلاعات کاربر (User Information) مرحله بعدی این فرایند است که در آن نام خود و سازمان را ذکر می­کنید، نکته قابل توجه در این مرحله عملUp grade کردن است. اگر برنامه را Up grade می­کنید، باید شماره سریال یاProduct Key نسخه قبلیEndnote را وارد کنید.

در مراحلRed Me Information و ٍEnd User License Agreement کار خاصی را انجام نمی­دهید، فقط دکمه موافقت را برای ادامه نصب برنامه کلیک می­کنید.

در مرحله Select Destination جایی که در برنامه باید در آن نصب شود را تعیین می­کنیم. نصب برنامه به طور خودکار رویC:\Program Files \Endnote X5 folder قرار می­گیرد. نسخه دموی این نرم افزار نیز بررویC:\program Files\end note X5 Demo folder می­نشیند. در این مرحله می­توانیم با کلیک بر روی دکمهBrowse مکان مورد دلخواه دیگری را برای برنامه تعیین کنیم. بدین ترتییب نصب برنامه را تا انتها و ظاهرشدن پیامEndnote X5 is Successfully Installed ادامه می­دهیم.

برای اطمینان از نصب کامل برنامه آن را چک کنید. برای این کار مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:

Start menu>select Programs >Endnote> Endnote program.

حالا پنجره­ای به شکل زیر ظاهر می­شود که شامل سه گزینه به شرح زیر است:

Learn About Endnote : شامل اطلاعاتی در باره این نسخه و برنامه تحت وب آن است. با خواندن آن از وجود امکانات جدیدی که این نسخه نسبت به نسخه­های قبل داشته، آگاه می­شوید. همچنین درمورد انتقال اطلاعات ازEndnote تحت وب به برنامهEndnote توضیحاتی داده است.

Create a new library : با انتخاب این گزینه، کتابخانه جدیدی را ایجاد می­کنید که می­توان منابع مورد استناد خود را در آن ذخیره کنید. اگر قسمت Help نرم­افزار را مطالعه کنید به اطلاعات بیشتری در مورد این گزینه و گزینه­های دیگر دست خواهید یافت.

Open an Existing Library : هنگامی که شما قبلا کتابخانه­ای ازEndnote را در کامپیوتر خود دارید، از طریق این گزینه آن را باز می­کنید.

نکته: اگر برنامه Endnote را نصب کرده­اید و در محیط Word کار می­کنید، اما برنامه ظاهر نمی­شود، باید برنامه را یک بارRepair کنید.

برای این کار باید مراحل زیر را انجام دهید:

1. از طریق منوی Admin یا کاربری که به بخش مدیریت سیستم دسترسی دارید، وارد سیستم شوید.

2. کلیه برنامه های مجموعهOffice را ببندید.

3. از منوی استارت به بخش کنترل پانل و بعد Add or Remove Program را کلیک کنید.

4. برنامهEndnote X5 را که در لیست برنامه ها موجود است، انتخاب کرده و روی دکمهChange کلیک کنید. در این مرحله برنامه شروع به چک کردن خود می­کند و می­توانید برنامه راRepair کنید.

آپدیت کردن برنامهEndnote

گاهی اوقات لازم است برای بالا بردن کارایی و کیفیت برنامه، آن را آپدیت کنید برای این منظور باید:

به اینترنت متصل شوید و از طریق منویHelp برنامهEndnote Program Updates را انتخاب و برروی آن کلیک کنید. اگر برنامه نیاز به آپدیت داشته باشد، Wizard برنامه را برای آپدیت بررسی کرده و در صورت نیاز شروع به آپدیت کردن فایل های آن می­کند.

حذف برنامهEndnote

1 – از طریق منویAdmin یا کاربری که به بخش مدیریت سیستم دسترسی دارید، وارد سیستم شوید.

2 – از استارت منوی ویندوز، کنترل پنل را انتخاب کنید و یا تنظیماتSetting را انتخاب و سپس به کنترل پانل بروید و Add or Remove Programs را کلیک کنید.

نکته: لازم به ذکر است که از طریق راه­اندازی CD نصب برنامه و کلیک کردن برروی Setup.exe می­توانید با انتخاب دکمه Remove نسبت به حذف کردن برنامه اقدام کنید.

آشنایی با محیط Endnote X5

تصویر زیر محیط کار Endnote X5 را نشان می­دهد. این کتابخانه حاوی رفرنس­های وارد شده توسط یک پژوهشگر در حوزه موضوعی Paleontology (دیرینه شناسی ) است. دقت کنید جمعا 95 عدد رفرنس وارد این کتابخانه شده است.

پژوهشگر برای این موضوع خود گروه­های ویژه (سفارشی) درست کرده است، تحت عنوانEocene ,Earth Studies,…. تا منابع مربوط به هر بخش را به گروه مربوطه انتقال دهد و بازیابی منابع کتابخانهEndnote آسانتر شود.

مهم­ترین آیکون­های برنامهEndnote

طبقه­بندی رفرنس­ها:

در سمت چپ شکل بالا و در شکل زیرMy Library ، سه آیکون All References , Unfiled, وTrash دیده می­شود. همان­طور که خاطر نشان کردیم All References شامل همه منابع کتابخانه،Unfiled شامل منابعی که در هیچ یک از گروه­های ویژه گنجانیده نشده­اند وTrash شامل رفرنس­هایی است که از کتابخانه حذف شده­اند­. این آیکون نقشRecycle bin را در ویندوز ایفا می­کند.

در کتابخانهEndnote ما با سه نوع گروه­بندی سرو کار داریم. یکی گروه­های سفارشی است که توسط محقق با افزودن منابع ویژه به گروه ساخته می­شود. دومی گروه­های هوشمند است که با توجه به استراتژی جستجو و به طور خودکار ایجاد می­شود و سومی گروه­های ترکیبی است که شامل گروه­های سفارشی و هوشمند است. اگر روی هر گروه کلیک کنید، رفرنس آن گروه را می­توانید ببینید.

ایجاد گروه

برای ایجاد گروه چه سفارشی و چه هوشمند باید روی ناحیه گروه کلیک راست کنید و گروه مربوطه را ایجاد نمایید. هم­چنین در این مرحله شما قادر خواهید بود که نام گروه را تعین کرده و یا گروه یا گروه­های ایجاد شده را حذف کنید. با کلیک راست روی هرگروه می­توانید با امکانات آن آشنا شوید.

نکته: هم­چنین می­توانید رفرنس یا گروهی ار رفرنس ها را با عمل کلیک، دراگ و کشیدن به گروه­های دیگر انتقال دهید. این عمل در مورد محتویات کامل گروه یا تک تک رفرنس­ها نیز قابل اجراست.

انتخاب کتابخانه مورد علاقه خود

گاهی اوقات دوست دارید هنگام شروع کار با Endnote برنامه با کتابخانه مورد علاقه شما شروع به کار کند یا این­که کتابخانه مورد نظر، همانی است که الان دارید با آن کار می­کنید. پس چه بهتر که برنامه ما به طور خودکار با این کتابخانه شروع شود. برای این کار موارد زیر را به ترتیب انجام دهید:

از منوی Edit گزینه Preferences را انتخاب کنید.

در لیست سمت چپ، Libraries را کلیک کنید.

در سمت راست پنجره و در منوی آبشاریWhen Endnote Stars گزینه"Open the specified libraries را انتخاب کنید.

در قسمت پایین روی Add Open Libraries کلیک کنید تا کتابخانه مورد علاقه ما به داخل کادر انتقال یابد.

کلید Apply را بزنید تا تغییرات انجام گرفته، ذخیره شود.

نکته: برای برگشت به حالت عادی و انتخاب نکردن کتابخانه ای مشخص، روی Remove Library کلیک کنید و با زدن کلید Apply تغییرات را ذخیره نمایید.

تغییر و انتخاب فونت مورد علاقه

در انتخاب قلم مورد علاقه، نرم افزار Endnote دست ما را باز گذاشته و این امکان را به ما می­دهد که فونت نوشته­های خود را از قبل انتخاب کنیم. به این منظور باید به ترتیب زیر عمل کنیم:

1. از منوی Edit گزینهPreferences را انتخاب کنید.

2. در لیست سمت چپ، Display Fonts را انتخاب کنید.

3. در سمت راست زیرDisplay Fonts ، 4 تا زبانه دیده می­شود.

· زبانهLibrary ، نوع و اندازه فونت، فهرست مراجع کتابخانه را تعیین می­کند.

· زبانهGeneral نیز برای تغییر فونت به کار می­رود. اما فونت­هایی که به دفعات مکرر در نگارش مراجعه Endnote مورد استفاده قرار می­گیرد. همچنین آن ها فونت­هایی هستند که برای پیش­نمایش­ها و پانل کتابخانه در هنگامی که اطلاعات آنها برای چاپ و یا تهیه کپی از Endnote آماده می­شود، مورد استفاده قرار می­گیرد.

· زبانهLabels برای تعیین نوع فونت و اندازه آن برای بر چسب­های زمینه پنجره مرجع مورد استفاده قرار می­گیرد.

· زبانه جستجو یا Search برای تعیین اندازه و نوع فونت­هایی به کار رفته توسط کاربر به کار می­رود.

· زبانهLibrary برای تعیین اندازه و نوع فونت­های به کاررفته توسط کاربر مورد استفاده قرار می­گیرد.

5 . روی زبانهGeneral دکمهChange را کلیک کنید.

6 . در فهرست فونت­ها Arial Unicode MS کنید و روی دکمه OK کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شود.

7 . دکمه OK را کلیک کنید و ازپنجره خارج شوید.

وارد کردن رفرنس­ها بهEndnote

گفتیم که سه روش برای انتقال اطلاعات بهEndnote وجود دارد.روش دستی (تایپ کردن اطلاعات رفرنس) انتقال فایل­های متنی ذخیره شده به برنامه و روش تحت وب (انتقالOn line ) و همچنین گفتیم که در روش دستی ما باید برنامه را برروی سیستم خود نصب کرده باشیم تا بتوانیم اطلاعات کتاب­شناختی مدارک را وارد آن کنیم برای این منظور باید به ترتیب زیر عمل کنیم.

1 – رویReferences کلیک کنید و از لیست باز شدهNew Reference را انتخاب کنید تا صفحه خالی مربوط به اطلاعات رفرنس که به شکل زیر است باز شود. نوع رفرنس (Reference Type) به طور خودکار بررویJournal articles تنظیم شده است؛ با توجه به نوع مدرکی که دارید اطلاعات کتاب­شناختی آن را واردEndnote می­کنید، می­توانید نوع مدرک که شامل کتاب، مقاله ژورنال، تصویر، نمودار، جدول و ... است را تعیین کنید.

2 - به ترتیب نام و نام خانوادگی نویسنده را وارد کنید. اگر اثری بیش از یک نویسنده داشته باشد،آنها را نیز با زدن کلیدEnter وارد کنید.

نکته: نرم افزارEndnote به صورت هوشمند، مشخصات هر نویسنده­ای را که برای اولین بار وارد آن می­کنید، به صورت قرمزنشان می­دهد و این نشان دهنده این­است که برای نرم افزار ناشناخته است و بعد از ورود به نرم افزار آن را وارد فهرست نویسندگان خود می­کند. در دفعات بعد اگر بخشی از نام آن نویسنده را نوشتید، عنوان کامل آن را در اختیارتان قرار می دهد.

3 - بقیه اطلاعات کتاب­شناختی رفرنس، از قبیل: سال، عنوان، نام مجله­ای که مقاله در آن منتشر شده است، شماره جلد، دوره، صفحات و ...را به ترتیب در مکان­های مربوطه وارد می­کنیم. دکمهTab برای انتقال اشاره­گر از یک فیلد به فیلد دیگر و دکمه های Shift + Tab برای برگشت به فیلد قبلی به راحتی کار و تسریع عمل ورورد اطلاعات کمک می­کند.

4 – بعد از اتمام کار دکمه Close را کلیک میکنیم تا اطلاعات کتابشناختی رفرنس در کتابخانه Endnote ذخیره شود.

نکته (1): هیچ یک از فیلد های سال و یا عنوان ژورنال را در داخل پارانتز نگذارید و یا آنهارا Bold و یا Italic نکنید. نرم افزار به طور هوشمند خود این کارها را انجام خواهد داد.

نکته (2): هنگامی که خواستید اطلاعات یک رفرنس را تغییر دهید­، روی References کلیک کنید وEdit Reference را برای ویرایش آن کلیک کنید. بعد ازانجام عمل ویرایش اگر برروی دکمهClose کلیک کنید، تغییرات ذخیره می­گردد و نیازی به Save کردن ندارد.

ضمیمیه­کردن فایل­های Pdf

پژوهش­گران معمولا در تحقیقات خود هنگامی که ازمنابع استفاده می­کنند، متن کامل این مقالات را نیز در فایل ویژه­ای نگه می­دارند تا در مراجعت­های بعدی دوباره مجبور به دانلود آن از پایگاه­های اطلاعاتی و غیره نباشند. اگر تعداد مقالاتی که پژوهش­گر ذخیره کرده است زیاد باشد، بازیابی آن دشوار است و وقت پژوهشگر را هدر می­دهد؛ برنامهEndnote این امکان رادر اختیار نویسنده قرار می­دهد که بتواند همزمان هم اطلاعات کتا­بشناختی مدارک و هم متن کامل آن به صورتPdf را یکجا نگه دارد.

شکل زیر طریقه الصاق متن Pdf یک مقاله را نشان می­دهد.

نکته: هنگامی که شما می¬خواهید هریک از سرعنوان¬های فایل ضمیمه، نویسنده، عنوان، ژورنال و ... را به ترتیب حروف الفبا (A to z) یا برعکس مرتب کنید کافی است که روی هرکدام دو بار کلیک (دابل کلیک) کنید، تا برحسب ترتیب الفبایی چیده شود.

جستجو از پایگاه­های اطلاعاتیOnline

روش دوم ورود اطلاعات به کتابخانهEndnote جستجو از پایگاه­های اطلاعاتیOn line است.

گاهی شما اطلاعات کتاب­شناختی رفرنس را در دست دارید، اما می­خواهید متن کامل مقاله را نیز پیدا کرده و ضمیمیه رفرنس خود کنید و گاه برعکس، متن کامل مقاله را دارید اما می­خواهید اطلاعات کتابشناختی مدارک را وارد کتابخانه Endnote خود کنید؛ در هردو صورت از طریق پایگاه­های اطلاعاتی می­توانند نتایج را هم در کامپیوتر خود و هم در کتابخانهEnd note ذخیره کنید. برای این منظور باید به ترتیب زیر عمل کنید:

1. به اینترنت متصل شوید.

2. پایگاه­های اطلاعاتی مورد نظر خود را انتخاب کنید، در داخل آن شروع به جستجو کرده و رفرنس­ها را به آن انتقال دهید.

3. متن کامل (full Text) مقالات راپیدا کرده و ضمینه رفرنس­ها کنید.

در اینجا برای نمونه پایگاه اطلاعاتی پاب مد ( Pub med) توضیح داده می­شود.

در نمودار زیر سه نوع اتصال یا سطح دسترسی از طریق پاب­مد ترسیم شده است .

مورد اول Integrated Library & Online Search Mode می­باشد، که همه گروه­ها و دستورات در دسترسند. هنگامی که شما منابع را از پایگاه­های اطلاعاتی دانلود می­کنید، مستقیما درکتابخانه ذخیره می­شود، اما درLocal Library Mode گروه­های جستجویOn line در دسترس نیستند. اما دستورا ت آن در دسترسند.

و در Online Search Mode (Temporary Library ) فقط گروه­هایSearch Online در دسترس هستند. هنگامی که رفرنس­ها را از پایگاه­های اطلاعاتی دانلود می­کنید. رفرنس­ها به طور موقت در کتابخانهEndnote نگه­داری می­شوند تا آنها را در کتابخانه دائمی Endnote ذخیره کنید.

Integrated Library & Online Search Mode

Local Library Mode

Online Search Mode (Temporary Library)

برای اتصال به پایگاه اطلاعاتی Pub med به روش زیر عمل کنید .

1 – به منویTools رفته و On line Search را انتخاب کنید تا پایگاه­هایOn line را ببینید. اگر رویName 2 بار کلیک کنید، می­توانید فهرست الفبایی آنان را مشاهده کنید، همچنین اگر رویInformation Provider دوبار کلیک کنید، باز فهرست الفبایی این لیست را نیز مشاهده می­کنید.در صورتی که عنوان پایگاه خاصی را در نظر دارید از جعبهQuick Search عمل جستجو را انجام دهید.

2 – فایلPub med Conection را انتخاب و روی آن کلیک کنید. پنجره زیر باز می­شود و می­توانید اصطلاح یا واژه مورد نظر را جستجو کنید.

روش جستجو در Pub med

1 – در صفحه جستجو که در زیر آورده شده، اصطلاح مورد نظر را وارد می­کنیم.امکانات این صفحه با فلش و توضیح نشان داده شده­اند.

علامت + و – به ترتیب برای ایجاد و حذف فیلدهای جستجو به کار می رود.

فیلدهای جستجو را را می توان بر حسب نام مولف، سال انتشار،عنوانو ... تنظیم کرد.

2 – فیلد اول جستجو را برروی Mesh Terms قرار دهید. کلید واژه جستجو را درهمان ردیف کهFossil می­باشد، وارد کنید و برروی Search' کلیک کنید.

3- در یک پنجره جداگانه که نتیجه جستجو در حدود 6027 مدرک است، را نشان می­دهد.

نکته: اگر احساس می­کنید نتایج جستجو بیش از حد زیاد است و قادر نیستید که همه آنها را مطالعه و بررسی کنید،اصطلاح جستجو را محدودتر کنید و یا از عملگرهای بولی که در سمت چپ صفحه جستجو هستند، کمک بگیرید. (این عملگرها عبارتند از:And OR NOT

4 – در مرحله بعد واژه Trilobite را در فیلد دوم جستجو وارد کرده و از عملگر AND برای تبیین نوع ارتباط دو کلید واژه استفاده می­کنیم. نتایج جستجو که شامل هر دو واژه Trilobite وfossil است به طور چشمگیری کاهش می­یابد.

5 – کلید OK را برای ذخیره و بازیابی آن کلیک کنید. رفرنس­ها در کتابخانه شما دانلود می­شوند و در هر دو گروه Temporary Group وAll References group ظاهر می­شوند لازم به ذکر است که رفرنس­های موجود در Temporary Group بعد از بستن پنجره ذخیره نمی­شوند. مگر آنکه خود اقدام به ذخیره کردن آن کنید.

حال در پنجره پایینی 19 رفرنس را مشاهده می­کنید که حاصل جستجو در این مرحله بوده و به برنامهEndnote منتقل شده­اند .

نکته 1: در جستجوهای اینچنینی ،تعدادی رفرنس ،ناخواسته به کتابخانه ما منتقل می شوند . برای حذف کردن یک رفرنس، روی آن کلیک کرده و دکمه Delete کیبورد را بزنید. برای حذف گروهی آنها نیز می توانید از همین روش استفاده کنید. همچنین می توانید روی رفرنس کلیک کرده و ماوس را رها نکنید و با عمل کشیدن آن را به پوشه Trash منتقل کنید.

انتقال اطلاعات رفرنس­ها بهEndnote

نتیجه جستجو در پایگاههای اطلاعاتی در اشکال و فرمت های مختلف می باشد، گاه در قالب Pdf ,Html, Text هستند. بعضی از پایگاه­ها انعطاف لازم در نتیجه جستجو با این فرمت­ها را دارند و از همه مهمتر امکان انتقال آن بهEndnote وجود دارد. زیرا تگ های آن برای نرم افزار Endnote قابل درک است.

مثال زیر، که به شکل متن ذخیره شده است و فرمت آن مدلاین است ، منطبق با فیلدهای نرم افزار بوده و به راحتی هنگام وارد کردن (Import) آن بهEndnote شناسایی و در فیلد های مخصوص به خود ذخیره می گردد. بنابراین شما نیاز به فیلترهایی در کتابخانهEndnote دارید که اطلاعات را از طریق آن منتقل کنید. برای این منظور صدها فیلتر در اختیار خواهید داشت که از طریق Endnote برای شناسایی و تشخیص فرمت تگ های ویژه طراحی شده است .

Science. 1966 Dec 9;154(3754):1333-1339.

Early Eocene Bat from Wyoming.

Jepsen GL.

A fossil skeleton of an early Eocene bat, the

oldest known flying mammal, was found in

southwest Wyoming. The bat is assigned to the new

species Icaronycteris index of the suborder

Microchiroptera. It was apparently of a young

male whose body was buried in varved marls of the

Green River Formation, on the bottom of Fossil

Lake, about 50 million years ago. The bones, some

as slender as a human hair, show a few

"primitive" characteristics such as a clawed

64 Chapter 6: Importing Reference Data into EndNote

index finger and a complete phalangeal formula,

but the bat was fully developed - an anatomically

precocious contemporary of the dog-sized

polydactylous horse.

PMID: 17770307 [PubMed - as supplied by

publisher]

To use this information effectively, each piece of bibliographic

information must be consistently tagged so it can be directed to

the correct EndNote field.

Database providers typically offer several different download

formats. Regardless of which system you are searching, you

need to save the references in a tagged format to a text file.

For this tour, we will use a text file of PubMed references that

were previously downloaded in the tagged MEDLINE format. The

file pubmed_result.txt is provided in the EndNote Examples

folder. A single reference in the file appears like this:

PMID- 18198331

OWN - NLM

STAT- MEDLINE

DA - 20080116

DCOM- 20080313

LR - 20081121

IS - 0890-9369 (Print)

VI - 22

IP - 2

DP - 2008 Jan 15

TI - Understanding of bat wing evolution takes

flight.

PG - 121-4

AD - Department of Genetics, Harvard Medical

School, Boston, MA 02115, USA.

FAU - Cooper, Kimberly L

AU - Cooper KL

FAU - Tabin, Clifford J

AU - Tabin CJ

LA - eng

GR - F32 HD 052349/HD/NICHD NIH HHS/United

States

GR - R37 HD 32443/HD/NICHD NIH HHS/United States

PT - Comment

PT - Journal Article

PT - Research Support, N.I.H., Extramural

PL - United States

TA - Genes Dev

Chapter 6: Importing Reference Data into EndNote 65

JT - Genes & development

JID - 8711660

RN - 0 (Homeodomain Proteins)

SB - IM

CON - Genes Dev. 2008 Jan 15;22(2):141-51. PMID:

18198333

MH - Animals

MH - Chiroptera/*genetics

MH - *Evolution

MH - Forelimb/anatomy & histology

MH - Fossils

MH - *Genetic Variation

MH - Homeodomain Proteins/*genetics

MH - Wing/*growth & development

EDAT- 2008/01/17 09:00

MHDA- 2008/03/14 09:00

CRDT- 2008/01/17 09:00

AID - 22/2/121 [pii]

AID - 10.1101/gad.1639108 [doi]

PST - ppublish

SO - Genes Dev. 2008 Jan 15;22(2):121-4.

نکته: اگر اطلاعات به صورت محدود و ناجور تگ گذاری شود، امکان انتقال همه اطلاعات به کتابخانه Endnote با موفقیت انجام نمی گیرد.

برای وارد کردن فایل متنی Pub med به کتابخانه مراحل زیر را انجام دهید :

1. ازمنوی فایل ،Import را انتخاب کنید .

2. دو گزینه پیش رو دارید، یکی File و دیگری Folder است؛ فایل را انتخاب کنید.

3 . در صفحه باز شده ،روی Choose کلیک کنید و فایل مورد نظر که فایل متنی Pub med است را انتخاب کرده و دکمه Open را بزنید.

4 . از فهرست Import option نوع فیلتر را انتخاب کنید .اگر Pub med را در لیست نمی بینید ، باید روی Other filters کلیک کنید تا پنجره زیر باز شود و از آنجا Pub med را انتخاب کنید .

نکته 1 : در بحث فیلتر مطرح کردیم که شما میتوانید فیلتر جدیدی را به جمع فیلتر های موجود در کتابخانه Endnote بیفزایید.

بدین ترتیب فایل مورد نظر به عنوان یک رفرنس به کتابخانه وارد میشود .در صفحه زیر فایل هایی که از این طریق وارد شده­اند ،تحت عنوان Imported References نشان داده شده اند .

وارد کردن اطلاعات رفرنس ها از Pub med به Endnote

مواردی که در بالا توضیح داده شد، روش وارد کردن اطلاعات یک رفرنس از طریق نرم افزارEndnote بود. اما اگر مستقیما ازطریق وب سایت Pub med کار جستجو را انجام دهیم و بخواهیم رفرنس های بازیابی شده را به کتابخانه Endnote وارد کنیم ، باید به طریقه زیر عمل کنیم :

1. از طریق مرور گر خود به آدرس http://www.pubmed.gov بروید .

2. در فیلد جستجو، کلیدواژه خود را وارد کنید و دکمهSearch را برای جستجو کلیک کنید. در اینجا Brest cancer را برای جستجو انتخاب کرده ایم .

3. در صفحه جستجو،Clipboard را انتخاب کنید تا مدارک جستجو شده در حافظه Clipboard ذخیره شوند.

همچنین میتوانید روی Add to Clipboard کلیک کنید تا 500 مدرک اول بازیابی شده ،ذخیره شود .

4 . رکوردهای دلخواه که به موضوع جستجوی شما نزدیک هستند را انتخاب و روی منو Send to کلیک کنید.

در این مرحله 4 رکورد اول انتخاب شده اند .

5 . روی File کلیک کنید تا Format ظاهر شود .

6 . به داخل منوی Format رفته و Medline را انتخاب کنید .

7 . دستور Sort را از Sort By menu انتخاب کنید در اینجا Pub date (تاریخ انتشار) انتخاب شده است .

8 . روی دکمهCreate File کلیک کنید .پنجره ی باز شده به شما اجازه میدهد که رفرنس های انتخاب شده را به صورت متن ذخیره کنید.

9 . روی دکمه Save کلیک کنید تا فایلها در کامپیوتر شما ذخیره شوند . ذخیره کردن آنان روی Desktop کار شما را راحتتر خواهد کرد. فایل ذخیره شده Pubmed_results.txt نام دارد . شما مختار هستید که نام فایل را تغییر دهید. اما پیشنهاد می شود ،پسوند Txt را به انتهای نام اضافه کنید .

10 . حال در کتابخانه Endnote ، جایی که میخواهید رفرنس ها به آن منتقل شوند را باز کنید .

11 . از منوی File ، روی Import کلیک کنید ، تا پنجره Open باز شود .

12 . دکمه Choose را انتخاب کنید و فایل Pubmed_results.txt را از کامپیوتر شخصی در آن دانلود کنید .

در صورتی که پاپ مد در فهرست فیلد Import Option موجودذ نیست ،روی Other Filters کلیک کنید .حال از لیست Import filter پاپ مد Pub Med (NLM) را انتخاب کنید .

13 . روی دکمه Choose کلیک کنید و فایل مورد نظر که Pubmed_results.txt بود را انتخاب و روی دکمهImport کلیک کرده و فایل را وارد کتابخانه شخصی خود کنید. همچنانکه ملاحظه می کنید 4 رکورد انتخاب شده به کتابخانه منتقل شدند .

نکته : در قسمت Text Translation ,Duplicates هیچ انتخابی را انجام ندهید.

14 . در پانل your Groups گروه جدیدی را با نام Import References مشاهده می کنید. همه رفرنس­هایی که از پاپ مد دانلود کرده اید در این گروه قرار می­گیرند.

ذخیره کردن نتیجه جستجو در گروه سفارشی

دو روش برای ایجاد گروه سفارشی وجود دارد:

1 . جستجو از طریق کتابخانه Endnote و ذخیره کردن آن در گروه سفارشی

2 . ایجاد گروه سفارشی و انتقال دادن رفرنس ها به گروه سفارشی

در روش اول ما روی زبانه search کلیک میکنیم تا فیلد های جستجو ظاهر شوند . به ترتیب باید به روش زیر عمل کنیم .

1 . فیلد اول را روی Any File تنظیم می کنیم . به این معنی که ما جستجو را به مورد خاصی محدود نمیکنیم و Endnote در همه فیلد ها به جستجو می پردازد.

2 . واژهextinct را در قسمت جستجو تایپ کنید

3 . ردیف دوم و سوم را روی year قرار داده و طول دوره زمانی را از سال 2000تا 2011انتخاب کنید .لیست مقایسه ای فیلد دوم را روی than or equal to is greater قرار دهید که به معنی (بزرگتر یا مساوی است با ) و ردیف سوم را نیز روی Is less than or equal to (به معنی کوچکتر یا مساوی است با ) بگذارید .

نکته : برای مشخص کردن دامنه سرچ از عملگر های بولی که در گوشه سمت چپ قرار دارند ،استفاده کنید.در اینجا از AND استفاده کنید .صفحه جستجو به شکل زیر خواهد بود.

اگر دکمه Search را بزنید ،Endnote فهرستی ازمنابع را جستجو میکند که در آن واژه extinct به کار رفته و در فواصل سالهای 2000 تا 2011 منتشر شده اند .

در این جستجو همچنان که مشاهده می کنید، تعداد 5 رفرنس جدید (search results ) به لیست رفرنس ها اضافه شدند.

روش درست کردن گروههای هوشمند

استفاده از استراتژی جستجو برای ایجاد گروههای هوشمند

دکمه Option را کلیک کرده و Convert to smart Group را انتخاب کنید .

گروه هوشمند با عنوان Converted Search در زیرگروههای شما ظاهر می شود.

نکته : هروقت رفرنسی به کتابخانه ای اضافه شد ،گروه هوشمند به زودی خود را به روز می کند و اطلاعات رفرنس را ذخیره می کند .عمل خود Update سازی در مورد ویرایش و یا حذف کردن رفرنس ها نیز اتفاق می افتد .

برای تغییر نام ، حذف و یا گروه جدید روی آن کلیک کرده و تغییرات لازم را انجام دهید.

درست کردن گروه ترکیبی یا combination Group

فرض کنیم پژوهشگری در موضوع nursing care به جستجو پرداخته و گروههای سفارشی به عنوان adolescent و adult ایجاد کرده است و همچنین گروه هوشمند با نام Adult in hospital را به جمع آنان اضافه کرده است.حال گروه ترکیبی را با کمک آنها ایجاد می کنیم .

1 . روی گروه nursing care کلیک راست کرده و Crate from groups … را انتخاب کنید .

2 . در پنجره ای که باز می شود، در قسمت Group name ،عنوان nursing care cambo group را برای نام گروه انتخاب کنید.

3 . در فیلد نخست همراه با عملگر AND گروهadolescent را انتخاب کنید.

4 . در فیلد دوم عملگر AND راهمراه با گروه Adult انتخاب کنید.

5 . در فیلد آخر عملگر Not را انتخاب و عنوان گروه را خالی بگذارید.

6 . کلید Create را کلیک و گروه ترکیبی را ایجاد نمایید.

استفاده از Endnote هنگام کار در محیط Word

استفاده نهایی از نرم افزارEndnote به کار در محیط Word ختم میشود .یعنی همه اعمالی را که تا این لحظه انجام دادیم –از سرچ رفرنس گرفته تا گروه بندی آنها – برای درج اطلاعات رفرنس ها در نوشتن مقاله و یا کتاب بوده است. برای این منظور نحوه کار با این نرم افزار در محیط Word را به عنوان آخرین مرحله استفاده از آن توضیح خواهیم داد.

هنگامی که برنامه Endnote را نصب کردید ،این برنامه به صورت خود کار در Word ظاهر می شود. که معمولا در انتهای منوهای آن قرار می گیرد. به شکل زیر نگاه کنید.

اگر بر روی آن کلیک کنید منوهای آن را درشکل زیر مشاهده خواهید کرد .

هنگامی که شما در محیط Word کار می کنید و همزمان کتابخانه Endnote را نیز باز گذاشته اید و میخواهید به مطلبی که ازکسی نقل قول کرده و یا در نوشته خود آورده اید ،استناد دهید ؛ مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید :

1 . فرض کنید مطلب زیر را از شخصی به نام Shen و همکاران نقل قول کرده اید .

This was a cross-sectional study ,and 575 patiants and 220nurses across 13 units completed questionnaires.data were collected in 2009 and analysed using discriptive statistics ,independent t- test , stepwise regression and path analysis

2 . در حالیکه اشاره گر در انتهای مطلب است ،روی آیکون Insert Citation کلیک کنید .با این عمل به نرم افزار Endnote سوق داده می شوید که در آنجا از شما رفرنس مورد نظر را می خواهد .

3 . در پنجره باز شده ،نا م Shen را تایپ کرده ودکمه Find را بزنید تا رفرنس را پیدا کند.

4. روی Insert کلیک کنید؛ رفرنس به شکل زیر در خواهد آمد. دقت کنید در انتهای متن نیز اطلاعات کتابشناختی رفرنس مربوطه را مشاهده می کنید که به سبک Annotated آورده شده است .

This was a cross-sectional study ,and 575 patiants and 220nurses across 13 units completed uestionnaires.data were collected in 2009 and analysed using discriptive statistics ,independent t- test , stepwise regression and path analysis(Shen ,Chiu et al 2011)

Shen, H .C.,H. T.Chiu , et al.(2011)."Hospital environment , nurse- physician relenships and quality of care : questionnaire survey ."J Adv Nurs 67 (2) :349- 358.

نکته : نرم افزار Endnote این توانایی را دارد که سبک رفرنس دهی را تنها با یک کلیک تغییر دهد و وقت پژوهشگر صرف تعویض تک تک رفرنس ها نمی شود .

برای تغیر سبک رفرنس ها ،ابتدا همه رفرنس ها را انتخاب کرده، بعد روی Style کلیک کرده و سبک مورد نظر خود را انتخاب کنید. همچنین اگر سبک دلخواه شما در لیست موجود نیست ،Select Another Style را انتخاب کنید تا سبک دلخواه خود را بیابید.

در واقع توجه اکثر پژوهشگران در استفاده از Endnote به این ویژگی یعنی تغییر سبک رفرنس دهی بر می­گردد. زیرا پژوهشگران مقالات خود را برای نشریات با سبک های مختلف رفرنس نویسی می فرستند و از طرفی این نشریات می خواهند مقالات ارسالی طبق شیوه رفرنس نویسی آنان با شد . همچنان که مشاهده کردید ، Endnote این کار را بسیار آسان کرده است.